A otimização dos processos de negócios é muito importante para garantir que os projetos sejam atendidos aos resultados esperados. Confira neste artigo quais são os fundamentos de otimização de processos!
O que é otimização de processos de negócios?
Bom, a otimização de processos de negócios é um redesenho direcionado dos processos centrais para promover a eficiência e fortalecer o alinhamento dos processos com a estratégia e os objetivos gerais.
Parece complicado, mas vamos definir melhor isso.
Embora a otimização de um único processo (ou dos processos) em um determinado departamento possa gerar melhorias reais nos negócios, as organizações que ampliam seus esforços podem ver uma vantagem competitiva como:
- melhor atendimento ao cliente (interno e externo)
- ser muito mais eficiente nas operações
O planejamento na otimização de processos
Se você tem ou não processos atualmente e totalmente documentados (mesmo que não tenha os processos atuais documentados), mas estão internalizados, é momento de alinhar o entendimento de sua equipe sobre suas estratégias. Assim, certifique-se de que todos entendam o seguinte:
- Os principais objetivos de negócios do processo
- As restrições não negociáveis colocadas no processo
- Os pontos fortes e fracos do processo conforme executado atualmente
- Estratégias de otimização aceitáveis para preservar / melhorar os pontos fortes e atenuar / eliminar os pontos fracos
Vejamos um exemplo de projeto de otimização de processo.
>>> Objetivos do processo de um contrato:
Certifique-se de que os dados do contrato sejam atuais, corretos e completos.
Certifique-se de que as informações atualizadas do contrato estejam acessíveis aos representantes de vendas em campo.
Há restrições do processo?
Os dados do contrato devem ser mantidos no sistema de registro.
Os dados do contrato devem estar protegidos contra violações de informações.
Quais são os pontos fortes do processo atual?
Podemos realizar análises de descontos com relatórios atuais e manter a estrutura de relatórios atual.
Os clientes não veem nenhum erro ao revisar os contratos para assinatura final / mantém a validação de dados rígida.
Há fraquezas do processo atual?
Nossos auditores emitiram conclusões sobre o nosso reconhecimento de receita nas duas últimas auditorias / precisa implementar e aplicar um processo padrão para que os gerentes de projeto acompanhem a porcentagem do trabalho concluído em relação às entregas declaradas do contrato.
Assim, você deve ser capaz de aplicar essa estrutura a qualquer processo que esteja planejando otimizar.
Comece com menos
Projetos de otimização menores podem ser liderados centralmente ou por equipes auto-organizadas dentro de um departamento que participe de uma cadeia de processo maior.
Assim, esses projetos podem fazer melhorias substanciais ao abordar as questões mais acessíveis.
Desta forma, muitas empresas gastam capital e esforço consideráveis ao implementar sistemas modernos que automatizam processos de negócios que antes eram executados de forma isolada e às vezes no papel.
No entanto, o trabalho fora do sistema às vezes persiste. Considere o seguinte exemplo simples fora do sistema:
Quando um novo cliente é integrado, uma série de tarefas precisa ocorrer.
Atualmente, essas tarefas são feitas manualmente.
O vendedor insere as informações sobre o cliente, incluindo o contrato, no sistema CRM.
Eles então enviam um e-mail para a equipe de atendimento ao cliente, a equipe de finanças e a equipe de marketing.
A equipe de atendimento ao cliente precisa designar um representante de conta, a equipe de finanças precisa receber o pagamento e a equipe de marketing precisa enviar um kit de boas-vindas.
Portanto, o processo depende inteiramente do vendedor para lembrar de entrar em contato com todos os grupos relevantes e esses grupos relevantes para lembrar de suas tarefas.
Assim, a otimização inicial desse processo manual pode ser disparar automaticamente um fluxo de trabalho e enviando notificações a cada grupo junto com as informações básicas necessárias para executar suas tarefas. Em seguida, conforme cada grupo conclui sua tarefa, eles clicam em “Concluir” no fluxo de trabalho.
Claro, você constrói esse processo, o inicia, testa e avalia depois de um determinado período de tempo. Assim, você descobre que o processo se tornou mais otimizado, previsível e responsável do que o método anterior. Você pode parar por aí e ter um diagnóstico positivo.
Mas e se você cavar mais fundo? E se um e-mail de boas-vindas for enviado automaticamente ao cliente?
Por meio de rodadas desse tipo de ciclo de construção / teste / avaliação, você está gradualmente otimizando o processo e entregando mais valor.
O que é controle de processo automatizado?
“Controle de processo” refere-se principalmente a ambientes industriais, como manufatura. Desta forma, se obtém consistência acima do que pode ser alcançado sob supervisão humana.
Por isso, esses sistemas estão fora do escopo de nossa discussão sobre processos de negócios. Porém, o tópico merece pesquisa e atenção, pois mostra o valor da automação em todas as facetas do negócio.
Qual é a primeira etapa de qualquer processo de otimização?
Na verdade, o planejamento e o alinhamento são o primeiro estágio de qualquer esforço de otimização. Assim, durante a fase de planejamento, você definirá:
- metas;
- estabelecerá restrições ou escopo;
- analisará os processos atuais;
- determinará sua estratégia para desenvolver os pontos fortes e melhorar os pontos fracos.
Integre agora um tipo de automação de fluxo de trabalho! Não perca mais tempo!
Você pode com sua assinatura, obter formulários e processos ilimitados, armazenamento ilimitado de arquivos e documentos, fazer transações, auditorias, além de todo um atendimento vip.
Quer saber mais sobre otimização de processos de negócios? Confira nosso blog da Pingg sobre estes assuntos voltados especificamente para seu negócio!
