Veja como ter organizar um processo de criação dentro de um fluxo de aprovação usando automação.
Seu sistema de aprovação precisa ser capaz de se adaptar às suas solicitações mais complexas. Porém, também deve manter as coisas simples o suficiente para que os usuários e clientes construam um fluxo de aprovação direto quando necessário.
Assim, para criar um processo de fluxo de aprovação, você precisa seguir algumas etapas, as quais acabamos por listar abaixo. Desta forma, para automatizar seu processo de fluxo de aprovação, é bom começar a se familiarizar com softwares ou sistemas de automação específicos de fluxo de trabalho, para criar tarefas de aprovação e atribuir aprovadores, certo?
Etapas para criar um processo de fluxo de aprovação
Bom, a seguir temos as seguintes etapas:
- Identificar potenciais solicitantes;
- Documentar as informações necessárias para fazer um julgamento de aprovação
- Projetar o formulário de solicitação para capturar todas as informações relevantes;
- Determinar exceções em potencial e procedimentos de tratamento
- Identificar os aprovadores necessários (indivíduos ou grupos)
Assim, se a aprovação de um grupo for necessária, determine se todos no grupo devem aprovar. Porém, para isso você ainda deve:
- Identificar os aprovadores de backup.
- Identificar parâmetros e ações de escalonamento.
- Determinar a frequência apropriada de alerta e lembrete.
- Ver o processo de aprovação de lançamento.
- Criar processos de aprovação personalizados
- Gerar processos de aprovação personalizados com a facilidade de arrastar e soltar.
Por exemplo, um processo de fluxo de aprovação ideal:
Um processo de aprovação que gerencia aprovações de despesas de capital foi criado usando o software de aprovação Pingg e inclui vários níveis – tanto de aprovação quanto de notificações.
Nessa visão do processo, o solicitante pode ver o status atual de sua solicitação, o histórico de aprovação do formulário e as próximas aprovações na sequência. Assim, essa transparência é excelente para oferecer uma experiência de qualidade ao usuário.
Contudo, todos os dados relativos à solicitação e às ações realizadas podem ser visualizados na tela, o que fornece e garante uma trilha completa de auditoria das informações.
Automatizando aprovações
Automatizar o processo de aprovação, em vez de depender de ações manuais como e-mails, planilhas, bancos de dados, etc., fornece um método simplificado, eficiente e totalmente auditável para gerenciamento de aprovação.
Mas, por que você precisa de um processo de aprovação para fluxo de trabalho?
Na verdade, os fluxos de trabalho de aprovação evitam que a equipe perca um tempo crucial vasculhando planilhas, tópicos de e-mail desajeitados e ligações ou mensagens para membros da equipe.
Infelizmente, muitas pessoas passam horas incríveis tentando processar aprovações dentro da empresa.
Porém, os fluxos de aprovação de trabalho – quando automatizados – podem mudar as coisas. Além disso, agilizam todo o processo e liberam os colaboradores para realizar algum trabalho real.
Resumindo: o que são fluxos de aprovação de trabalho na prática?
Um fluxo de aprovação de trabalho é uma sequência lógica de tarefas. Assim, incluem aprovações sempre humanas, que processam dados.
Além disso, os fluxos de aprovação são únicos, pois o processo será interrompido até que a pessoa específica aprove os dados.
Já os fluxos de trabalho automatizados podem eliminar gargalos no processo, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade do local de trabalho.
Desta forma, as aprovações geralmente são fornecidas diretamente por gerentes, executivos de controle de qualidade (QA) ou um gerente de departamento cruzado, dependendo do processo. Por exemplo, a aprovação de um pedido de compra pode envolver um gerente direto e também alguém do setor financeiro para garantir que haja fluxo de caixa suficiente.
Você pode começar a criar o seu próprio desde o início com um processo simples de 3 etapas. Veja só:
Etapa 1: comece com um formulário
Primeiro, use um formulário para coletar e exibir os dados envolvidos, como o iniciador, seu departamento, a categoria do produto sendo faturado, a data e a própria fatura (anexada como um PDF ou outro formato).
Além disso, automatize ainda mais o formulário com a atribuição automática de números de sequência, preenchendo automaticamente os campos personalizados com clientes ou fornecedores comuns e tabelas que calculam automaticamente o preço da fatura com base na quantidade.
Etapa 2: Criar o fluxo de aprovação de trabalho
Este é o fluxo de aprovação de fatura real definido. Escolha torná-lo uma aprovação simples de uma etapa de um gerente de equipe de vendas ou um processo mais complicado com mais membros da equipe envolvidos de acordo com parâmetros definidos.
Por exemplo, faturas com valor superior a R$ 10.000 podem precisar de uma revisão do VP de vendas. Além disso, os usuários empresariais podem criar um fluxo de trabalho que melhor se adapte à sua organização com aprovações condicionais.
Assim, os proprietários da tarefa são notificados por email ou notificações push móveis em seus dispositivos. A partir daí, eles podem fazer todas as verificações necessárias e clicar em “Aprovar”.
Etapa 3: executar, analisar e melhorar
Depois que o aplicativo de aprovação de faturas é criado, você pode começar a fazer com que os membros da equipe o usem imediatamente. Escolha fazer alterações no aplicativo como e quando necessário, ou quando um membro da equipe sugere algo.
Os insights fornecem dados detalhados sobre tarefas específicas ou onde está um determinado fluxo de aprovação de trabalho. Você pode usar esses dados para gerar ideias para melhorias.
Por que usar o automação para fluxos de trabalho de aprovação?
Pelos seguintes motivos:
Sem mais erros
Erros manuais são um grande buraco em qualquer fluxo de trabalho.
Acessibilidade
Qualquer membro da equipe pode pesquisar as informações certas em um segundo e controlar quem pode ver o quê com o acesso baseado em nível a dados confidenciais. Com a automação na imagem, tudo é digitalizado para acesso instantâneo.
Conformidade
As leis e regras contábeis relacionadas às transações financeiras precisam ser seguidas em todas as transações. Com seus fluxos de aprovação de trabalho de faturas implementados, você pode ter certeza de que estão.
Facilidade
Com a automação, você tem o poder de modelos de fluxo de trabalho de aprovação pré-construídos, o que significa que você nem precisa criar seu fluxo de trabalho do zero!
Segurança
Em um mundo de negócios onde um detalhe financeiro vazado pode causar danos consideráveis a uma organização, onde você preferiria ter seus dados financeiros cruciais? Você guarda em uma pasta de arquivos frágil ou baseado em nuvem?
Portanto, leve seus fluxos de aprovação de trabalho para o próximo nível!
Com tantos benefícios surgindo com um mecanismo de fluxo de trabalho de aprovação cuidando desse processo crucial, seria uma pena não tirar proveito.
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